Beaucoup ont le sentiment de manquer de temps. Malheureusement, les journées ne font que 24 heures et le temps n’est pas extensible… Pour réduire cette impression, il faut donc trouver des solutions au quotidien. C’est pourquoi nous vous proposons 4 conseils pour ne pas surcharger votre agenda.
- Ne pas remplir tout votre agenda
La première astuce consiste à ne pas remplir l’intégralité de votre planning. Au contraire, il est conseillé de garder quelques créneaux libres afin d’alléger votre agenda. Il peut s’agir de périodes libres avant et après votre journée de travail, mais aussi de marges entre vos différents rendez-vous, tâches, réunions, etc.
De cette façon, vous pourrez:
- Accorder plus de temps que prévu à une tâche, sans que cela chamboule le reste de votre agenda.
- Gérer les urgences plus facilement, en utilisant ces zones tampons.
- Vous accorder quelques pauses, pour repartir du bon pied.
- Réserver des moments pour la coordination
Ensuite, il est préférable d’allouer quelques créneaux à votre organisation. L’idée est de prendre le temps de bien coordonner et d’organiser votre agenda, pour gagner du temps ensuite.
Ces moments de coordination vous permettront aussi de gérer des tâches annexes, comme le tri de vos courriels ou les appels téléphoniques que vous devez passer.
- Organiser selon les urgences
En troisième lieu, il convient d’organiser votre agenda en fonction des urgences. Plus précisément, vous devrez effectuer en priorité les tâches qui ont l’échéance la plus proche.
Considérez aussi les contraintes qui ne dépendent pas de vous(attente d’une livraison, d’un document de la part d’un collègue, d’une validation d’un supérieur, etc.) et organisez-vous en tenant compte de ces délais.
- Déléguer ce qui peut l’être
Enfin, une autre solution pour ne pas surcharger votre agenda est de déléguer. L’objectif est de confier à d’autres personnes les tâches qui ne nécessitent pas absolument vos compétences. Ainsi, vous libérez du temps dans votre agenda, pour pouvoir gérer vos propres missions.
En matière de délégation, vous avez le choix entre:
- Vous décharger sur un collègue ou un subalterne, qui possède les qualifications requises et dispose de suffisamment de temps.
- Externaliser certaines missions auprès de professionnels. Par exemple, si vous voulez outsourcer votre comptabilité, vous pouvez trouver un CPA disponible et flexible, qui s’adaptera à vos besoins.
En appliquant ces conseils, vous libérerez du temps dans votre agenda, qui sera moins surchargé.